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Séminaire : pourquoi faire appel à un Courtier ?

Séminaire : pourquoi faire appel à un Courtier ? On connaît bien les Courtiers dans l’Immobilier, pour négocier un prêt bancaire. On connaît moins bien les Courtiers en Evénements d’Entreprise, qui sont là pour vous faire gagner du temps mais aussi vous aider à réduire les coûts et enfin, vous garantir la qualité du prestataire organisateur.

Lorsqu’on est en charge d’un séminaire, d’un incentive, d’un teambuilding ou encore d’une convention, plusieurs solutions sont envisageables :

  • On peut contacter en direct des lieux et hôtels pour trouver un hébergement, des salles de réunions mais aussi pour organiser les repas sur place. Un temps certain devra être consacré à l’étude de ces établissements, en prenant soin d’éplucher les avis sur Tripadvisor mais aussi la localisation. Ensuite, si des activités de cohésion d’équipe ou des visites sont à prévoir, il faut démarcher des prestataires, mais il est difficile voire impossible d’évaluer la qualité de ces derniers. Se pose ensuite la question du transport (voiture ? train ? avion ?) avec ou sans tarif de groupe, suivant le nombre de participants et les conditions propres à chaque compagnie. Sans oublier les transferts gare ou aéroport/hôtel qu’il faut pré-réserver : un mini-bus, un autocar (voire plusieurs). A noter que le choix du prestataire est une fois encore bien délicat (quel sera l’état des véhicules ? la ponctualité du chauffeur ?…). Une fois que tous ces aspects auront été gérés, il faudra se rendre sur place en repérage (c’est plus prudent, lorsqu’on ne s’appuie pas sur une agence), pour s’assurer que tout est conforme à ses attentes. Enfin, au moment de l’événement, il faudra “jouer” les organisateurs, coordonner les différents prestataires et s’occuper des participants qui auront surement 1000 questions et petits tracas. Ne parlons pas de celui qui a loupé l’avion, ou qui doit rentrer en catastrophe un jour plus tôt que les autres car il a un souci personnel ! Pour ce qui est du coût de l’événement, il aura fallu discuter avec chacun pour tenter de faire baisser les prix, sans réellement savoir si ce qui est accordé est intéressant, ou si l’on aurait pu obtenir de meilleures conditions. Et puis… il faudra trouver une assurance pour couvrir l’événement, tout en sachant qu’on ne sera jamais aussi bien couvert qu’en passant par une agence immatriculée Atout France. S’improviser organisateur d’événement n’est ni de tout repos, ni très tranquillisant, sans compter qu’il faut être sur tous les fronts le jour J.
  • Autre solution : contacter une agence événementielle. Généralement, on opte pour cette solution lorsqu’on a une recommandation d’un ami ou d’un collègue. Ou encore, lorsqu’on a déjà travaillé avec une agence, qui a donné satisfaction. Cette agence événementielle va gérer votre projet de A à Z, pour vous assurer un événement réussi. Il faudra tout de même estimer si les tarifs sont raisonnables, en plus de rentrer dans l’enveloppe impartie (ce qui n’est pas une mince affaire !). Sans contact d’agence, il sera nécessaire d’éplucher l’annuaire : démarcher plusieurs agences peut s’avérer à la fois fastidieux et confusant. Chaque prestataire voudra avoir plus de détails par téléphone, et on peut vite se retrouver débordé : au niveau du temps consacré, mais aussi à cause des interlocuteurs trop nombreux. Il n’est pas rare de ne plus savoir ce qu’on a déjà dit… et à qui !
  • Enfin, on peut choisir de se reposer sur un Courtier en Séminaires qui aura plusieurs fonctions et dont les services seront gratuits. Séminaire : pourquoi faire appel à un Courtier ? Après étude du cahier des charges (qu’il peut même aider à établir), le Courtier va contacter plusieurs prestataires qui ont tous un point commun : ils adhèrent à Atout France, c’est à dire qu’ils sont basés en France et disposent de toutes les garanties nécessaires en cas de souci sur place. Autre point commun : le Courtier a déjà testé leurs services, s’est intéressé à leur santé financière, etc. En clair, il ne travaille qu’avec des prestataires de confiance. Le Courtier en Séminaires va ensuite faire le tri dans les offres qu’il reçoit, et au besoin re-négocier les prix, pour ne présenter au client que les offres d’un excellent rapport qualité-prix. D’ailleurs, ce service gratuit de courtage est sans engagement ! Le client peut donc vaquer à d’autres occupations pendant que le Courtier s’occupe de son dossier. Si le client retient une offre en particulier, le Courtier lui communique les coordonnées du prestataire et la signature du contrat se fait en direct, avec l’organisateur retenu. Si le client souhaite apporter des modifications au devis, le Courtier est l’intermédiaire avec l’organisateur jusqu’à obtenir le devis parfait. Au final, le client a gagné du temps, obtenu un devis gratuit au meilleur prix, et peut aussi se tranquilliser car on lui garantit un organisateur d’événement sérieux. Que demander de plus ?…Vous savez maintenant pourquoi faire appel à un Courtier est une solution intéressante, dans l’organisation d’un séminaire.

    Si le principe du Courtier en Evénements vous intéresse, et que vous avez besoin de faire établir un devis pour votre séminaire / convention / incentive en France ou à l’Etranger, Un Séminaire Réussi se fera un plaisir de vous aider :
    – Envoyez votre cahier des charges à contact@unseminairereussi.com
    Remplissez le formulaire de devis gratuit
    – Appelez un conseiller-séminaire au 06 65 19 20 05

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