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Séminaire d’entreprise : combien ça coûte ?

Etablir un budget pour un séminaire d’entreprise demande une vraie expérience en la matière. Voici une des erreurs les plus souvent rencontrées :

Le budget est basé sur le tarif des vacances du donneur d’ordre. Par exemple, s’il est parti 3 jours à Barcelone avec un vol low cost à 100 euros et un hôtel 2 étoiles à 50 euros la nuit, il pense qu’avec 200 euros, on pourra organiser son séminaire. A cela, il ajoute un transfert aéroport à 20 euros aller-retour et 5 repas à 20 euros : on se retrouve avec une enveloppe de 320 euros pour un événement de 3 jours/2 nuits à Barcelone. Parfois, le client ajoute 10% à ce budget, pensant ainsi que cela va rémunérer le travail de l’agence événementielle. On arrive ainsi à 350 euros.

Barcelone

Séminaire à Barcelone

Voici pourquoi le budget d’un séminaire incentive doit être pensé autrement :

1/ Les billets d’avion pour un groupe ne sont pas au même prix que pour des individuels. Le prix des vols augmente à mesure que l’avion se remplit (c’est pour cela qu’on paiera son vol moins cher en l’achetant à l’avance, sauf exception et promo de dernière minute). Ainsi, pour un séminaire de 30 personnes, le tarif sera nécessairement plus élevé que pour un voyage pour 2 personnes.

2/ Le petit hôtel 2 étoiles déniché sur un site internet n’est certainement pas adapté aux groupes : pas de salle de séminaire, pas assez de chambres, pas d’infrastructures appropriées (wifi, chambres assez grandes pour accueillir confortablement des collaborateurs en chambres twins, pas de repas autres que le petit déjeuner…). De plus, le personnel de l’hôtel n’est peut-être pas formé à accueillir les groupes et l’événement peut-être un fiasco. En tablant sur un hôtel 3 ou 4 étoiles à la fois central pour pouvoir rayonner facilement et de qualité, on ne trouvera pas de solution à moins de 100 euros en chambre single et 130 euros en chambre twin.

3/ Difficile d’évaluer le tarif des transferts aéroport car il dépend du nombre de bus réquisitionnés. Il peut ainsi passer de 5 à 20 euros par participant en fonction de la distance, du nombre de participants, etc.

4/ Le petit resto à tapas sur les Ramblas où l’on a si bien dîné pour 20 euros ne sera pas non plus adapté. Pour recevoir un groupe, l’établissement doit avec la place et proposer un menu tout compris (apéritif, vin, eau minérale, café). Ce qui fera nécessairement grimper l’addition. Sans compter l’organisation en salle et en cuisine : si le restaurant n’est pas habitué à accueillir des groupes, certains attendront leur entrée une demi-heure, quand d’autres en seront déjà au dessert ! D’où l’importance de sélectionner des lieux adéquats, avec un budget souvent entre 30 et 40 euros par repas (à titre d’exemple, à Barcelone).

5/ La location de la salle de séminaire doit être prise en compte, avec souvent le matériel (vidéoprojecteur, bloc-note et stylo), sans oublier la traditionnelle pause-café. Le tarif est très variable suivant les établissement, et le nombre de participants. Pour 20 personnes, une demi-journée de réunion sera facturée au minimum 500 euros, soit 25 euros par personne.

6/ Il est rare que l’on ne rajoute pas au budget des activités teambuilding ou visites, habituellement facturées entre 20 et 100 euros/participant : une simple visite guidée de la ville sera peu chère, une activité de groupe comme une chasse au trésor ou un rallye seront bien plus chers.

7/ Ne pas oublier les transferts vers les restaurants et activités qui se font généralement en bus (sauf pour les petits groupes qui souhaitent parfois se déplacer en métro, par mesure d’économies).

8/ Enfin, l’accompagnateur est essentiel pour fédérer l’événement, s’assurer que tout se passe bien de bout en bout et résoudre les éventuelles difficultés. Ajoutez à cela les frais de l’agence événementielle, qui a besoin de gagner sa vie pour continuer à proposer ses services.

brainstorming

Au final, le séminaire de 3 jours à Barcelone que l’assistante de direction ou le responsable marketing pensait organiser autour de 350 euros par personne avec une agence reviendra plutôt à 900/1000 euros. En ajoutant tous les extras détaillés plus haut, et en sélectionnant un hôtel adapté et un encadrement de qualité. Sur la base de 15-20 participants, soit la taille la plus fréquente des groupes qui organisent des séminaires à l’étranger.

Précision utile : l’agence ne “gagne” pas la différence entre les 1000 euros annoncés et les 350 euros espérés par le donneur d’ordre. Sur ce type d’événement, la marge est plutôt de 15% hors taxes d’aéroport. Soit environ 100 euros par participant. L’agence travaille plusieurs semaines sur le dossier, elle est à la disposition de son client avant, pendant et après l’événement. Une personne de l’agence se rend sur le lieu du séminaire pendant toute sa durée. Dans ces conditions, on peut envisager de payer 2000 euros d’honoraires pour un groupe de 20 personnes. Déduction faite des frais d’exploitation, salaires et impôts, il ne restera sans doute pas grand chose à l’agence. A part biensûr la possibilité de faire “tourner” l’entreprise pour pouvoir continuer à servir ses clients 🙂 

C’est un métier de passionnés ! Satisfaire le client, se déplacer, monter des programmes, résoudre les difficultés, ne pas compter ses heures… tel est le lot de ceux qui choisissent de travailler dans une agence événementielle. Il est un peu déstabilisant de se faire traiter de voleur lorsqu’on a travaillé plusieurs heures sur un devis. S’entendre dire ‘vous êtes 3 fois trop cher, je vais l’organiser moi-même’ n’est pas toujours facile à avaler. A l’inverse, lorsqu’un client est heureux de son séminaire et conscient des efforts fournis pour lui, quel bonheur !

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Un commentaire

  • Excellent article. Organiser un séminaire peut parfois être compliqué pour certaines entreprises surtout lorsqu’il s’agit de déterminer le budget alloué aux activités et autres et c’est bel et bien pour cela que tout doit effectivement passer par une bonne organisation. A savoir, la prise en compte de tous les détails, même les moindres. Il est actuellement aussi possible de réaliser des devis auprès des organisateurs si jamais les prévisions sont incertaines.

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