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Comment rédiger le cahier des charges d’un séminaire ?

Il est très important de rédiger le cahier des charges d’un séminaire d’entreprise. Plus il sera précis, et plus il permettra de faire établir des devis véritablement sur mesure. Il permet aussi de gagner beaucoup de temps, car cela évite les allers-retours avec les prestataires qui n’avaient pas toutes les informations pour proposer des devis adaptés.

Voici les critères essentiels pour établir un cahier des charges efficace :

LE LIEU DU SEMINAIRE
Cela peut être un pays, une région, une ville, ou même un périmètre autour de l’entreprise.
On peut aussi déterminer un mode de transport (voiture, train, avion) et un temps de trajet maximum. Bien penser qu’on n’organise pas de la même façon le déplacement d’un séminaire de direction de 10 personnes et un gros événement de plus de 100 personnes. Pour l’avion par exemple, il faut envisager d’être répartis sur plusieurs vols.
L’environnement a aussi son importance : un séminaire au vert ? en ville ? en bord de mer ?
Enfin, faire attention aux temps de transferts depuis l’aéroport, car un vol certes court mais suivi de 1h30 de bus peut être vraiment pénible.
Lisbonne, Barcelone, Malte et Marrakech sont les destination les plus appréciées pour les séminaires, en terme de rapport qualité-prix et d’accessibilité.

LES DATES DU SEMINAIRE
Les dates sont-elles fixes ? Avec des contraintes horaires aller et retour ? Y a t’il des Provinciaux qui transitent par Paris par exemple ? (ce qui implique un aller pas trop tôt et un retour pas trop tard).
Est-on souple sur les dates du séminaire, mais pas sur le format (par exemple partir un mardi et rentrer un jeudi)
Doit-on éviter les vacances scolaires ? Des destinations où le passeport est obligatoire sont elles envisageables ?

LE TYPE D’HEBERGEMENT DU SEMINAIRE
Un hôtel de charme ? Un hôtel de chaîne spécialisé dans les séminaires ? Un village-vacances ? Une résidence hôtelière ? Cela va dépendre de plusieurs facteurs (taille du groupe, budget, envie de l’équipe dirigeante), mais il est utile de lister ce que l’on envisage. Quitte à abandonner certains type d’hébergement s’ils ne sont pas réalistes.
Souhaite t’on privatiser un lieu ? ou réserver un espace dans l’hôtel ?
On ne loue pas un riad à Marrakech pour 50 personnes, par exemple, puisqu’on n’en trouve aucun de plus de 20 chambres. De plus, ils disposent de lits doubles, impossible de partager sa chambre avec un collaborateur.
Et on ne privatise pas un hôtel de 50 chambres quand on est 20 participants, à moins de vouloir payer pour les 30 chambres inoccupées.
Souhaite t’on des chambres singles ou twins ?

LE PROFIL DES PARTICIPANTS DU SEMINAIRE
La tranche d’âge, la répartition hommes/femmes, les métiers… Ces éléments ont une importance pour choisir les activités, les restaurants, etc.
On ne proposera pas le même programme de séminaire à un groupe de commerciaux trentenaires (à qui on va proposer un hôtel central, près des bars branchés, et des activités sportives) qu’à un groupe de dirigeants cinquantenaires (à qui on va proposer un hôtel de luxe, des restaurants raffinés et des activités autour du vin, du golf, etc.)

LE PROGRAMME DU SEMINAIRE
On doit établir dans un premier temps si des réunions sont nécessaires, et de quelle durée. Si l’on ne sait pas encore quand les placer et leur contenu, cela n’est pas important. Penser au matériel nécessaire (rétroprojecteur, paperboard…) et à la configuration de la salle de réunion (théâtre ? en classe ? en U ?), avec ou sans pause-café.
De même il faut décider du nombre d’activités à prévoir, et si ce sont des team building pour fédérer les équipes (rallye, chasse au trésor), des activités à la carte pour les distraire, des visites culturelles…
Souhaite t’on laisser du temps libre aux participants ? (et si oui, bien penser que l’hôtel devra disposer d’infrastructures adaptées comme une piscine, un spa, etc. et peut être se situer proche du centre-ville pour faciliter les balades et le shopping)
Idéalement, il faut établir un programme jour par jour, avec un déroulé le plus précis possible afin que les devis correspondent bien aux attentes

LES REPAS ET SORTIES DURANT LE SEMINAIRE
Inclut-on les boissons à table ? (apéritif ? eau ? vin ? café ?).
Souhaite t’on des dîners à l’hôtel ou à l’extérieur ? Quelle ambiance (typique, branchée…) Suivi de sortie en discothèque avec ou sans boissons ? Doit-on alors prévoir le retour des participants ? A quelle heure ? En une ou plusieurs vagues ?

LE BUDGET DU SEMINAIRE
Il est essentiel d’établir un budget, ou tout du moins une fourchette budgétaire pour un séminaire. Sinon, on part dans tous les sens, et on risque de se noyer dans un verre d’eau !
Il n’est pas rare, lorsque le budget n’est pas établi, de devoir annuler un événement. Parce qu’on pensait par exemple pouvoir organiser un séminaire de 50 personnes au Maroc pour 400 euros par personne. En se basant sur des tarifs individuels d’un séjour qu’on a réservé pour sa famille. Or, la logique financière est toute autre et les vols, par exemple, coutent bien plus cher pour 50 personnes que pour 4. A mesure qu’un avion se remplit, le prix des billets augmente.
Le budget permet aussi de s’orienter vers un hôtel et des restaurant en rapport. Et avant toute chose, de déterminer une destination.
Pour vous aider dans votre réflexion, voici un article utile pour savoir combien coûte un séminaire d’entreprise.

Vous l’aurez compris, l’organisation d’événement ne s’improvise pas. Une fois que tous ces éléments sont établis, on peut demander des devis séminaire en contactant plusieurs agences événementielles, ou un courtier en séminaires comme Un Séminaire Réussi : ce dernier va lancer un vaste appel d’offres pour vous. Nous sommes joignables par mail à contact@unseminairereussi.com, par téléphone au 06 65 19 20 05 ou bien en remplissant le formulaire de devis séminaire

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