Votre navigateur n'a pas le JavaScript d'activé!

Devis séminaire : pourquoi ne contacter que 2 ou 3 agences ?

Qui ne connaît pas LeBonCoin, ce site de petites annonces entre particuliers ? Très pratique pour acheter une table vintage ou un lot de vêtements d’enfants pas cher. On bombarde de mails les vendeurs, en espérant être le plus rapide et faire baisser le prix, pour remporter l’objet. Peu importe le nombre de personnes contactées, on augmente ses chances en démultipliant les contacts rapides, avec des messages du style : « votre objet est-il toujours à vendre ? je suis intéressé ». Alors, pour un devis séminaire : pourquoi ne contacter que 2 ou 3 agences ?

A l’ère d’internet, on pourrait penser qu’il en va de même dans les autres domaines. Mais pas tous. Dans l’univers de l’événement d’entreprise, où le sur mesure et l’humain ont un rôle essentiel, difficile de faire l’impasse sur l’échange téléphonique.

Il est facile de remplir 10 formulaires de demandes de devis sur des sites web, en faisant un copier-coller de son cahier des charges. En espérant recevoir des offres les plus complètes et les moins chères possibles, en un temps record. Mais qu’en est-il de la qualité ? Et de l’adéquation avec sa demande précise ?

C’est faire un mauvais calcul, que de penser qu’on va gagner en temps et en efficacité en évitant le contact téléphonique. Certes, il sera difficile de gérer 10 interlocuteurs, mais sélectionner 2 ou 3 agences et approfondir le projet avec chacune sera bien plus payant que d’aller à la « chasse » aux devis rapides et pas chers.

Bien souvent, la demande tient en quelques lignes et ressemble à cela : « La société Y spécialisée dans le Y souhaite organiser une convention du 2 au 4 juin pour 40 personnes au départ de Paris. Nous avons besoin de 20 chambres twins + 1 salle de réunion pour J2 matin + 1 activité pour J2 après-midi + 1 soirée extérieure. Séminaire résidentiel. Peu importe le lieu mais à 2h d’avion max de Paris. Budget de 1000 euros tout compris. Merci de me contacter par mail uniquement »

Que faire d’une telle demande ? Soit envoyer au client un exemple de devis, sans vérifier ni les tarifs ni la disponibilité. En se basant juste sur son budget, et en estimant les coûts. Ce que font parfois certaines agences pour remporter à tout prix le contrat. Et au moment de signer, oups, l’hôtel n’est plus dispo, pas grave, on vous en propose un autre moins bien situé et avec une étoile de moins…

Soit tenter d’obtenir plus de précisions. Des informations précieuses qu’une conversation de 15 minutes permettrait d’obtenir. Et qui vont être bien plus laborieuses à récolter par échange de mails :
–  Quel est le but de la convention ?
– Les dates sont-elles flexibles ? (pour obtenir un meilleur tarif)
– Quelle catégorie d’hôtel souhaitée ?
– Profil des participants ? (hommes, femmes, tranche d’âge)
– Destinations où vous êtes déjà allés ?
– Salle de réunion : quelle disposition ? quel matériel ?
– Activité : teambuilding ? sportive ? ludique ? culturelle ?
– Soirée : traditionnelle ? branchée ?
– Quelles boissons aux repas ?
– Date de présentation du devis ? (afin de poser des options)

Sans compter la question cruciale : avez-vous contacté des lieux en direct ? des agences réceptives ? des agences événementielles ? (combien ?). Souhaitez-vous faire appel à une agence pour gérer le projet de A à Z, ou préférez-vous vous en occuper vous-même ?

Car parfois, on obtient des réponses étonnantes. Par exemple que la personne préfère traiter seule, mais demande à une agence, au cas où ce serait moins cher… Mais biensûr. On s’occupe de tout. Gratuitement.

Passer par une agence n’est pas forcément beaucoup plus cher que de passer en direct. Mais le ou les professionnels qui encadrent le groupe sur place méritent salaire (non ?). Et la tranquillité a un prix.

Bref, si l’on échange quelques minutes de vive voix avec l’interlocuteur, on se rend vite compte (mutuellement) si le courant passe. Et si l’on a des chances de travailler ensemble.

Et puis, parfois, discuter avec un professionnel permet d’élargir son choix de destination, de remanier un programme, de revoir ses exigences en terme d’hôtel pour privilégier des activités plus spectaculaires (par exemple). On ne le dira jamais assez, l’humain et le conseil sont le cœur de métier des agences événementielles.

Il m’est souvent arrivé, à l’issue d’une courte conversation, de voir un budget presque doubler, et un cahier des charges changer du tout au tout. Dans d’autres situations, refuser une demande car elle est trop floue ou peu réaliste. A défaut de se voir, se parler est essentiel.

A mes débuts, lorsque j’acceptais tout (et n’importe quoi !) pour espérer remporter des contrats, il m’arrivait de relancer un client à propos d’un devis envoyé quelques jours plus tôt. Et la réponse faisait mal : « quel devis ? ». Car à force de démarcher la terre entière, l’interlocuteur ne savait même plus qui lui avait envoyé quoi.

A l’inverse, je suis maintenant bien plus sélective et j’estime que si le client mérite une vraie considération de sa demande, je suis libre de choisir à qui je vais consacrer plusieurs heures de mon temps (sans garantie de résultat).

Je m’en trouve bien mieux, et j’aime à dire qu’on se choisit mutuellement, avec mes clients. Au-delà d’un programme, d’une organisation, d’un budget… ce qui compte c’est l’état d’esprit et l’envie de travailler ensemble.

Peaufiner un devis, le remanier plusieurs fois, et (souvent) le voir aboutir. Voilà la satisfaction d’une agence événementielle qui se respecte. On peut ainsi tenir ses délais, offrir des solutions bien pensées et sur mesure. Au lieu de travailler à la chaîne sans vraie motivation, puisque statistiquement 90% des devis n’aboutiront pas.

Chez Un Séminaire Réussi, on a choisi d’inverser cette tendance. Nos clients ne sont pas des numéros. Et si l’on ne compte pas nos heures pour les satisfaire, on ne passe pas nos journées à maudire le comportement incorrect de certains prospects. Vous avez un projet de séminaire ? Vous pouvez déposer votre demande de devis sur le site, en laissant votre numéro de téléphone s’il vous plaît 🙂 Ou mieux encore, appelez-nous directement au 06 65 19 20 05.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

A propos

Actualités et bons plans pour vos évènements d'entreprise
Le blog d'Un Séminaire Réussi courtier en événements d'entreprise : Idées de séminaires, Bons plans Incentive, Témoignages clients, etc...

3

JOURS

Séminaire d'entreprise insolite à la montagne, avec nuit en refuge, visite d'Annecy, ski et randonnée raquettes. Incentive proche de la nature.

Découvrir l'offre
Demandez une Cotation

Devis gratuit sous 48h