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La destination séminaire n’a pas d’importance !

Lorsqu’on est chargé d’organiser un séminaire d’entreprise, la question du lieu vient souvent en premier. Alors que… la destination séminaire n’a pas d’importance ! Pourquoi donc ?

De nombreuses contraintes vont conditionner le choix de la destination séminaire, qui se fera bien souvent par élimination. En effet, les questions d’accessibilité, de budget, d’activités souhaitées, etc. vont déterminer le lieu du séminaire. Pourtant, bon nombre de travel managers et chargés de communication oublient ce “détail”, et cela retarde (et parfois même compromet) l’établissement des devis. Voici un cas concret (qu’on a réellement rencontré !), pour prouver que la destination séminaire n’a pas d’importance :

LE BOSS DECIDE DE LA DESTINATION SEMINAIRE

C’est le cas le plus fréquent : le chef de service (ou le big boss !) est allé en Croatie. Il a a-do-ré. Il mandate son assistante pour qu’elle y organise la prochaine convention annuelle. Biensûr, il a trouvé des billets d’avion pas cher sur une compagnie low-cost, et un hôtel top à moins de 100 euros la nuit sur un site de réservation d’hôtels.

Croatie

Voilà donc l’assistante qui nous contacte, et demande un séminaire pour 50 personnes en Croatie, du mardi matin au jeudi soir, avec hôtel 4 étoiles en formule résidentielle. Elle annonce un budget de 600 euros par personne. Et ajoute que, comme ce sera certainement moins cher, on peut mettre tout le monde en chambres singles, ajouter un dîner de gala et une excursion… pour le même prix !

LA DESTINATION SEMINAIRE DEMANDEE N’EST PAS POSSIBLE

Première déconvenue : il n’y a PAS de vols aux horaires demandés. Du moins pas pour 50 personnes. Il reste 8 places sur le vol déniché par Big Boss. En admettant qu’on change les horaires ou les dates, le prix des billets sera deux à trois fois plus élevé que celui qu’elle pense, car les tarifs groupe n’ont rien à voir avec les tarifs individuels. Pour rappel, c’est le principe du yield management : plus on remplit l’avion, plus le prix des billets augmente. Ainsi, les 30 premières places seront moins chères que les 30 suivantes. Sur un groupe de 50 personnes, on devra lisser le prix par passager, en tenant compte du fait que les premiers billets sont bien moins chers que les derniers. Résultat : les billets sont à 250 euros minimum, pour la Croatie. Quant à l’hôtel, même principe, on peut certes réserver une chambre à 90 euros petits déjeuners inclus pour deux. Mais dès lors qu’on demande 30 chambres, le prix ne sera plus le même. Et si on paie 180 euros la nuit, on aura de la chance. Quant aux transferts aéroport, il faut louer des bus, on ne peut comparer au tarif du taxi payé par le chef de service lors de son voyage perso. Ajoutons donc 25 euros minimum par personne aller-retour. On en est déjà à 635 euros par personne. Sans les repas. Sans les réunions. Sans les activités. Sans les soirées.

POURQUOI LA DESTINATION SEMINAIRE N’EST-ELLE PAS REALISTE ?

Il faut donc faire de la pédagogie, et expliquer à l’assistante qu’on ne peut pas organiser de repas à moins de 30 euros par personne (car, non, le petit resto où son patron a dîné pour 10 euros n’accepte pas les groupes). On doit aussi spécifier que tous les hôtels n’ont pas de salle de réunion, et que l’on ne travaille qu’avec ceux dont on est sûr en terme de service, et d’accompagnement des groupes. Une salle de réunion se loue cher, dans les bons hôtels, rajouter donc 60 euros par personne pour la journée d’étude avec le déjeuner et les pauses café. On en est déjà à 750 euros. Sans soirée. Sans activité.

Et le patron, il voit grand, il veut un vrai dîner de gala, car “les Pays de l’Est, c’est pas cher”. Privatiser un espace, en open bar, avec DJ, et retour en bus. Avec des navettes car tout le monde ne rentre pas à la même heure. Bing. 70 euros de plus par personne. Pour 820 euros, on travaille gratuitement, si l’on n’ajoute pas la marge de l’agence. Marge qui inclut la présence d’un accompagnateur francophone sur place, les préparatifs, la gestion du bon déroulé du séminaire, le service après-vente. Et le salaire des employés, la location des bureaux, les impôts. La marge ne va pas tout droit dans la poche de l’agence. Ca se saurait. Toute agence digne de ce nom ajoutera 20 à 30% de marge (sauf si le groupe est très important, auquel cas, elle reverra le taux à la baisse). On sera donc entre 980 et 1060 euros. Soit plus de 50% au-delà du budget annoncé par l’assistante.

LA REACTION DU BOSS FACE A CETTE IMPOSSIBILITE

Trois options :
le boss est prêt à se remettre en question ET dispose du budget nécessaire. On organisera son séminaire en Croatie MAIS en adaptant les dates, en recommandant nous-même l’hôtel etc.
– le boss est buté, nous traite de voleurs, dit qu’il va organiser lui-même son séminaire en Croatie. Dans ce cas, son assistante tremble, car c’est sur ses frêles épaules que va reposer toute l’organisation. Elle sait qu’elle va y passer ses soirées, car les journées de travail ne font que 8 heures, et qu’elle est déjà surchargée de travail. Au premier loupé, cela va lui retomber dessus, ça aussi elle le sait.
– le boss n’a pas le budget nécessaire pour organiser son séminaire en Croatie. Mais il comprend nos arguments. Et nous laisse carte blanche sur la destination après nous avoir expliqué longuement ses attentes en terme d’ambiance et de résultats. On lui propose donc une solution en France (avec trajet en car ou train). Ou encore un séminaire à Lisbonne par exemple, parce qu’à ses dates, on a un tarif canon sur les vols. Ou encore un séminaire à Séville, parce qu’en Mars, il y fait doux, et que les hôtels cassent les prix.

Lisbonne

LA DESTINATION SEMINAIRE N’A PAS D’IMPORTANCE !

La destination séminaire n’a pas d’importance, qu’on se le dise. Ce qui compte, c’est le climat de confiance entre le client et l’agence. Toutes les destinations peuvent être parfaites pour un séminaire. Pourvu que l’hôtel soit adapté, que le rythme des journées soit réaliste, que les repas soient de qualité, que les activités proposées soient en rapport avec le profil des participants et… que la météo soit au beau fixe ! Mais ça, c’est bien le seul paramètre que l’agence ne peut pas maîtriser.

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