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Comment organiser un événement avec un petit budget ?

La question qui revient sans cesse : comment organiser un événement avec un petit budget ? On nous la pose tellement souvent ! Et pour cause : avec ou sans moyens, les entreprises ne veulent pas donner l’impression de jeter l’argent par les fenêtres. Se réunir oui, à n’importe quel prix, non. Quels sont les critères à prendre en compte lorsqu’on souhaite maîtriser son budget :

Destinations séminaire à petit prix

Si vous visez des destinations où le coût de la vie est élevé (Grande-Bretagne, Italie, Corse…), il ne faudra pas s’étonner que les prix flambent. Lorsqu’on veut organiser un séminaire ou une convention avec un budget serré, le mieux est de se tourner vers :
– Le Maroc
– La Tunisie
– L’Espagne
– Le Portugal
– La République Tchèque
– La Hongrie

Je n’ai pas inclus la France, et c’est volontaire : bien que le coût du transport soit moins élevé, le prix global de l’événement est souvent plus important. A moins… de choisir un hôtel miteux en bord d’autoroute à 1 heure de voiture de votre entreprise, il sera plus judicieux de s’orienter vers des pays européens.

Quel programme pour un séminaire à budget serré ?

On oublie les sports mécaniques (quad, motoneige, scooter des mers…) et on se tourne vers des activités team building de type Olympiades qui sont très fédératrices et amusantes.
De même, les chasses au trésors et rallyes, les cours de cuisine, etc. on un coût d’organisation. On préférera les visites de la ville (à pied ou en bus).

Pour les restaurants, ceux des hôtels sont généralement moins chers. Si l’hôtel est proche d’un centre ville animé, il est possible de sortir dans un bar ou une discothèque entre collègue après le dîner. Cela permet de partager des moments ensembles sans que le prix du séminaire n’augmente.

 Quand réserver un séminaire à petit prix ?

Le plus tôt possible ! Si l’on peut se projeter entre 6 mois et un an à l’avance c’est l’idéal (surtout pour les groupes de plus de 30 personnes). On a alors accès à un vaste choix d’hébergements, et le transport est bien moins cher que quelques mois avant l’événement. Certaines compagnies aériennes ne proposent pas leurs vols à la vente plus de 6 mois avant le départ, mais rien n’empêche de réserver l’hotel et les activités dans un premier temps, en attendant l’ouverture des vols à la vente.

Quel budget minimum pour un séminaire d’entreprise ?

Lorsqu’on voit des pub pour Easyjet ou Transavia avec des vols à 30 euros, on peut penser qu’un séminaire de 2/3 jours peut coûter 300 euros. Malheureusement non ! Car ce sont des prix d’appel. A mesure que l’avion se remplit, le tarif des sièges augmente. Quand on voyage à 20 ou 30 personnes, on paiera plus cher que quand on est 2. D’autre part, les petits hôtels de charme qu’on trouve sur Booking ne sont pas fait pour accueillir les groupes (avec restaurant, salle de séminaire, etc.). On doit se tourner vers d’autres types d’établissements. Avec des coûts supérieurs.

Sur une durée de 2 jours et 1 nuit, en incluant :
– le transport
– l’hôtel en chambres twins à deux lits
– les transferts aéroport ou gare vers l’hôtel
– les 2 déjeuners et le dîner boissons incluses
– une demi journée de réunion
– une demi journée de teambuilding
– l’accompagnateur qui s’occupe du groupe durant tout le séminaire

On ne pourra pas être en dessous de 500/600 euros par personne

Il est souvent plus avantageux de partir 2 nuits car les hotels accordent de meilleurs tarifs et le coût global du séminaire est plus intéressant. A noter qu’on ne part pas une seule nuit au Maroc (3h de vol), mais que sur 2 nuits à certaines périodes, on peut espérer un budget de 600 euros tout compris. En terme de rapport qualité-prix-soleil-dépaysement, Marrakech est imbattable. Surtout qu’on peut trouver des hôtels avec piscine, organiser des soirées 10001 nuits en bivouac, faire du dromadaire, du quad, des team building très originaux, des visites typiques…

Pour d’autres destinations, on peut organiser un séminaire d’entreprise à partir de de 700/800 euros tout compris avec 3 jours et 2 nuits sur place.

Comment organiser un événement avec un petit budget ? En se reposant sur UnSeminaireReussi.com qui vous apportera tous les conseils utiles pour réduire les coûts sans jamais sacrifier la qualité.

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