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Une agence événementiel pour un séminaire d’entreprise ?

ORGANISER UN SEMINAIRE SOI-MEME
Quand on veut organiser un séminaire d’entreprise, la première question à se poser est : ai-je besoin d’aide ou puis-je gérer seul ? Une agence événementiel est-elle nécessaire pour organiser un séminaire d’entreprise ? Si vous avez un budget de 200 euros par personne, et que le cahier des charges se résume à trouver un hôtel pour 10 personnes sur une nuit en résidentiel (c’est à dire avec la nuit, le petit déjeuner, le déjeuner, le dîner et la salle de réunion), la réponse est NON. D’abord, parce que cela ne vous prendra pas beaucoup de temps, ensuite parce que vous n’aurez besoin d’aucun conseil ni accompagnement. Et enfin, parce que votre budget pourra ainsi être respecté. De toutes façons, quelle agence événementiel digne de ce nom accepterait de vous aider alors qu’elle ne gagnera pas sa vie ?

PASSER PAR UNE AGENCE EVENEMENTIEL : COMBIEN CA COUTE  ?
En toute transparence, pour organiser un séminaire, une entreprise événementiel (ou une agence de communication) se rémunère de différentes façons :
– en obtenant une commission de la part des hôtels
– en facturant des frais d’organisation
– en augmentant le prix des prestations qu’elle achète pour vous les refacturer plus cher
Parfois, la société événementiel combine toutes ces sources de revenus. Parfois, elle se contente d’une ou deux. Mais dîtes-vous bien que la confiance doit primer (et aussi, l’étude comparative avec les agences concurrentes) pour décider si vous payer le juste prix.

Sans passer par quatre chemins, passer par une agence événementielle vous coûtera environ 10% plus cher que de passer en direct. Avec une ou plusieurs personnes dédiées à votre événement sur place, pour veiller à son bon déroulement. Ce sera même moins cher si vous êtes plus de 50 participants, grâce à l’économie d’échelle réalisée sur différents postes (encadrement, transferts, etc). Sans compter que les agences margent moins lorsque le groupe est plus important. D’une part pour remporter le marché face à la concurrence, d’autre part parce qu’il est plus acceptable de gagner 10 000 euros même avec 5% de marge que de ne gagner que 1000 euros.

Pour des explications plus détaillées sur le coût d’un séminaire d’entreprise, vous pouvez lire cet autre article.

Vous pouvez tester les services d’un courtier en séminaires comme Un Séminaire Réussi qui compare gratuitement les tarifs et prestations de différentes agences.

QUAND PASSER PAR UNE AGENCE EVENEMENTIEL ? 
Pour un événement d’entreprise, donc, si vous ne recherchez qu’un lieu de séminaire, vous pouvez contacter les hôtels en direct, en ayant pris soin de vérifier leur réputation sur internet et les infrastructures (piscine ? salle de sport ? salle de réunion ? restaurant ? salle pour soirée ?) et de nombreux autres détails comme la situation géographique, le nombre de chambres, la privatisation possible de certains espaces, etc.

Là où les choses se corsent, c’est quand vous avez besoin d’associer l’hébergement à du transport (parfois de différentes villes), et qu’il faut coordonnées les transferts, gérer des activités team building, des visites, des soirées dans des restaurants. Outre l’expertise que l’agence événementiel peut vous apporter, la logistique sur place peut s’avérer compliquée à gérer vous-même.

EXEMPLE DE SEMINAIRE RATE… SANS AGENCE EVENEMENTIEL !
Je pense à une cliente qui m’a demandé d’organiser son séminaire au Maroc suite au séminaire raté d’une de ses amies. Cette dernière était responsable communication, habituée depuis longtemps à orchestrer des événements de toute taille en France. Elle pensait donc pouvoir gérer son événement à Marrakech de la même manière. Ce fût une catastrophe. Un des bus n’est jamais venu, pour un transfert vers un restaurant. Un autre est arrivé avec vingt minutes de retard et était dans un état déplorable. Une très mauvaise publicité pour ce concessionnaire automobile haut de gamme. Bref, tout ça pour dire que ma cliente a eu peur de vivre les mêmes mésaventures. Elle a préféré nous confier l’organisation du séminaire. Je ne pourrais pas vous dire combien elle aurait économisé en réservant séparément son vol, ses transferts, son hôtel, ses soirées, ses activités, etc… Mais ce que je peux vous dire, c’est que c’était une invitation clients, et que les 15 invités ont été éblouis. C’était le but de l’événement. Sachant que ma cliente vend des solutions de veille concurrentielle ultra performantes. Et qu’un seul contrat signé permettait largement de rentabiliser l’opération.

Faut-il une agence événementiel pour un séminaire d’entreprise ? La loi impose de travailler avec une agence événementiel ou une agence de voyages dès lors que l’on souhaite combiner du transport et de l’hébergement. En effet, si l’un des participant se blesse (ou pire !) durant le séminaire, il peut se retourner juridiquement contre l’entreprise pour “mise en danger de la vie d’autrui en se substituant à une agence de voyage sans en avoir les agréments”. Bien que de nombreuses entreprises contournent cette loi, pensant faire des économies, il reste important d’en avoir connaissance. Faut-il une agence événementiel pour un séminaire d’entreprise ?

Si vous envisagez un événement d’entreprise et que vous cherchez un organisateur de séminaire, nous serons ravis de vous aiguiller vers la meilleure solution : demander un devis séminaire gratuit à votre courtier en Evénements Un Séminaire Réussi. 

Besoin d’être rassuré sur la qualité de nos prestations ? Consultez la rubrique Avis Clients !

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